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济仁慈善基金会通讯管理制度
2016-12-10 新闻来源:未知 次访问 关闭
第一条 为了提高基金会的经营管理,节约成本费用,加强对公司各种通讯工具的管理,特制订本制度。
第二条 本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。
第三条 基金会的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务,基金会不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
第四条 电话总机的管理
电话总机由综合管理部的人员负责值守,所有外线电话均需由管理部人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下:
接听外线电话时,应说“您好!济仁慈善基金会,请问您找哪位?”;
当对方告诉分机号码时,应说“请稍等!”;
如果分机占线时,应说“对不起,电话占线,请您稍后再打过来”
管理部人员接听内线电话时,应说“您好,综合管理部”。
第五条 电话分机的管理
基金会根据员工工作需要和电话分机的资源情况,为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简洁明了,接听电话时应使用统一礼貌用语“您好,×××(员工姓名)”。讲电话时声音不可太大,以免影响他人。
禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。
严禁员工利用基金会电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。
第六条 传真的管理
基金会传真机由管理部负责管理,收发传真时应由管理部人员负责操作。
管理部人员发送传真完毕后,应检查是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完毕后,应立即将传真文件交给收件人。
员工因为工作需要而发送传真的,应填制《传真申请单》,经部门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交秘书长签字,再由管理部人员操作发送。
对发送保密性高的文件,由员工个人亲自发送,并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送,以免泄密。
对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人,可以申请配置专用的传真机。
员工不得利用基金会传真机收发私人资料、文件。
第七条 移动电话的管理
基金会不为员工购置移动电话,但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费),按具体情况给予一定金额的报销限额标准。
基金会对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销,超支部分员工自负”的管理方式,即:员工根据实际工作需要,向基金会提出报销移动话费的书面申请,基金会根据员工职务、岗位和业务的特点,以及基金会的《移动话费报销限额参考标准表》,核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费,由基金会据实报销;对超过报销限额的,基金会只按限额标准进行报销,超支部分不再补发给员工,而由其个人承担。
对已核定报销限额的员工(包括普通员工和管理级员工),如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的,应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单,并标明私人用途的部分话费,报基金会秘书长审定。
综合管理部可对员工每月的移动话费进行统计分析,对报销限额核定过高的,有权提出重新核定的建议。
凡由公司给予限额报销移动话费的员工,原则上须24小时开机(如不能24小时开机的,但须提供其他电话联系方式)。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态,但又没有提供其他电话联络方式,致使基金会联络不到的,一个月内出现三次以上(含三次),除取消当月移动话费的报销资格外,对因联系不上而延误工作,还将按基金会有关制度进行处罚。
第八条 电子邮箱的管理
基金会将不断在推行办公无纸化、自动化,并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。
对经常与外部进行业务联络的员工,由基金会向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱。
对不经常与外部进行业务联络的员工,基金会只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在基金会局域网内发送内部邮件和外部邮件,但只能接收内部邮件,而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。
基金会系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件,设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能,员工每日上班后,须及时打开邮件软件,及时接收、阅读、回复电子邮件,并做好重要电子邮件的备份。
员工发送较为重要或紧急的电子邮件,发送后,还应采取其他方式知会收件人(如电话转告等)。
员工不得利用基金会配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件,不得用于非业务用途。
第九条 本制度由基金会综合管理部制订、修改并负责解释。